Meetings prägen den Arbeitsalltag vieler Menschen maßgeblich; gut vier Stunden verbringen durchschnittliche Angestellte pro Woche in Besprechungen, Führungskräfte deutlich mehr. Das hat einen guten Grund, denn direkte Besprechungen sind in vielen Aufgaben der Arbeitswelt, die direkte Interaktion zwischen Menschen erfordern, die beste Option. Brainstormen, Probleme lösen, Entscheidungen treffen, Projekte planen und vorstellen, Kick-offs und retrospektive Projektbesprechungen – all dies sind Aufgaben, die sich am besten in einem gut organisierten Meeting angehen lassen. Woran es in vielen Unternehmen aber oft mangelt, ist eine gute Meeting-Disziplin.
Es gibt vor allem zwei Knackpunkte, an denen es bei der Meeting-Disziplin oft scheitert: Einerseits die gute Organisation, andererseits der vorgesehene Zweck. Der Spruch „i survived another meeting, that should have been an email“ ziert nicht ohne Grund diverse Tassen, Kalender und Postkarten in Büros – Meetings werden von den Teilnehmenden oft als sinnlose Zeitverschwendung erlebt. Dies liegt vor allem daran, dass sie keine klare Struktur aufweisen, kein greifbares Ergebnis erbringen oder nicht das beste Medium für ihren Inhalt darstellen. Auf diese Weise wird in den meisten Organisationen immer wieder wertvolle Zeit verschwendet.
Beispielhaft sind die oftmals üblichen wöchentlichen Meetings, bei denen es in der Regel nur um Statusupdates oder Informationsweitergaben geht, nicht die effektivste Lösung für diese Aufgaben. Hierzu können andere Kanäle genutzt werden, wie Mails oder organisationsinterne Netzwerke, die weniger Zeit beanspruchen und die Arbeitnehmenden nicht aus ihren eigentlichen Aufgaben reißen.
Meetings sind nicht per se gut oder schlecht
Neben diversen leistungsbezogenen Outcomes haben Meetings als Treffen zusammenarbeitender Menschen natürlich auch immer soziale Aspekte, die sie durchaus legitimieren können. Ist dies in der Planung explizit einbezogen, kann ein Meeting durch offenen Austausch zwischen Teams und Hierarchieebenen, sowie zwischen Einzelpersonen, zum Aufbau von Vertrauen und Wir-Gefühl genutzt werden. Außerdem kommt es in der direkten Unterhaltung durch mehrere Kommunikationskanäle (Tonlage, Körpersprache…) seltener zu Missverständnissen als in Textform; soll ein gemeinsames Verständnis einer Sachlage erreicht werden, kann auch ein reiner Informationsaustausch in Meeting-Form sinnvoll sein.
Gerade in Zeiten digitaler Zusammenarbeit dürfen soziale Aspekte nicht vernachlässigt werden; plant man regelmäßige Meetings mit rein sozialer Funktion oder fügt in die leistungsbezogenen Meetings explizit Zeitfenster für private Konversationen ein, kann das den Teamzusammenhalt stärken und die Arbeit – sowie das konkrete Meeting – effektiver gestalten. Aufgrund des immensen Zeitaufwandes und der damit verbundenen Kosten für die Organisation empfiehlt es sich jedoch, Meetings nur dann und nur in dem Rahmen abzuhalten, wie es für die konkrete Aufgabe nötig ist. Meeting-Disziplin beginnt deshalb damit, die Planung von Besprechungen richtig anzugehen.
Diese Fragen stehen vor der Planung eines guten Meetings
1. Ist es überhaupt nötig?
Lässt sich die aktuelle Aufgabe wirklich nur mit einem Meeting bearbeiten? Regelmäßige Terminserien ohne feste Agenda führen in der Regel nirgendwo hin, sie sind klassische Beispiele für Statusreports oder Informationsweitergaben, die man wie oben beschrieben besser meiden sollte. Daher sollte man die Notwendigkeit solcher Meetings regelmäßig hinterfragen; rein historisch bedingte Meetings müssen keinen Mehrwert mehr haben – wenn dem so ist, kann die Zeit der Mitarbeitenden anderweitig sinnvoller genutzt werden.
2. Wer muss – wirklich (!) – dabei sein?
Ein Meeting soll also nur stattfinden, wenn es die beste Lösung in einer konkreten Situation ist, da es sonst nur unnötig Zeit verschwendet. Aus ebendiesem Grund sollen auch nur die Personen anwesend sein, die direkt von dem Meeting profitieren, betroffen sind oder einen wichtigen Beitrag leisten können.
Besonders bei Brainstormings und Treffen für kreativen Austausch ist eine kleinere Gruppengröße generell vorteilhaft, um allen Teilnehmenden genügend Zeit für die Äußerung ihrer eigenen Argumente, sowie für die Reflexion derer Anderer zu bieten. In kleinen Gruppen fühlen sich die einzelnen Anwesenden eher zur Mitarbeit aufgerufen, da sie nicht in der Menge untergehen können. So ergeben sich qualitativ hochwertige Beiträge bei relativ geringem Moderationsaufwand. Amazon-Gründer Bezos schwört daher auf Meeting-Gruppen, die von zwei großen Pizzen satt werden – bei amerikanischen Pizzen sind das ca. 8 Personen.
Andererseits sollte gerade ein Kreativ-Meeting auch nicht viel kleiner ausfallen, da sonst der zentrale Vorteil – die Vielzahl eingebrachter Ideen und Standpunkte – nicht greifen kann und die Gruppe zum Einheitsdenken neigt. Hier gilt wie in den meisten beruflichen Kontexten: Diversität erleichtert Innovationen enorm. Jedes Team muss für sich selbst herausfinden, von wie vielen Personen Ideen in einen großen Pool geworfen werden sollten, sodass ein produktiver Austausch entsteht, die einzelnen Impulse aber nicht in der Masse untergehen. Bei Bemühungen um eine gute Meeting-Disziplin geht es also auch immer darum, Erfahrungen zu machen, ständig zu reflektieren und die eigenen Meetings immer wieder daran anzupassen.
Mit bestehender Sinnhaftigkeit und einer durchdachten Teilnehmerliste ist der Rahmen für ein erfolgreiches Meeting gesteckt.
Meeting-Disziplin erfordert aber die Beachtung weiterer Aspekte
Sinnvolle Zeitrahmen setzen und einhalten
Dass 30 Minuten für jedes Meeting reichen, ist nur ganz leicht übertrieben. Sind alle Teilnehmenden gut vorbereitet und thematisieren nur die eingeplanten Themen, sind enge Zeitrahmen sogar förderlich für die Effektivität der Besprechung. Innerhalb der Grenzen des Möglichen brauchen Aufgaben in der Regel so viel Zeit, wie man ihnen einräumt – so können 10 Minuten und 100 Minuten mitunter dieselben Outcomes produzieren.
Nicht nur sind kurze Meetings effizienter und für alle Beteiligten angenehmer, sie vermitteln den Meeting-Teilnehmenden auch, dass ihre Zeit respektiert und als wichtig erachtet wird. Daher ist es auch zwingend notwendig, das eingeplante Zeitfenster einzuhalten. Das klingt einfach, ist aber das Hauptproblem bei den meisten Besprechungen und die wichtigste Aufgabe wenn es darum geht, an der eigenen Meeting-Disziplin zu arbeiten.
Meetings sollten pünktlich beginnen, auch wenn manche Teilnehmende sich verspäten. So ergibt sich ein Lerneffekt für die zu-spät-Kommenden, während die Pünktlichen nicht durch unproduktives Warten bestraft werden. Schließlich sollte ein für 30 Minuten geplantes Meeting auch spätestens nach 30 Minuten vorbei sein – eventuell auch schon früher, wenn alle Tagesordnungspunkte geklärt sind.
Agenda vorab klären, mitteilen und einhalten
Ein gutes Meeting braucht ein konkretes Ziel, das allen Beteiligten vorab klar ist. Im Zuge dessen sollte die Tagesordnung vor Beginn des Meetings geklärt und den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden, damit diese sich inhaltlich auf das Meeting vorbereiten können und keine ungeplanten Themen mit ins Meeting bringen. Falls nötig können Vorbereitungsmaterialien auch vorab zur Verfügung gestellt werden; im Meeting sollen alle Anwesenden startklar sein, um das eigentliche Thema angehen zu können. Damit keine relevanten Themen verloren gehen und die Teilnehmenden sich gehört fühlen bietet es sich außerdem an, Themenvorschläge vorab zu sammeln und diese je nach akuter Bedeutung aufzunehmen.
In kurzen Meetings sollten als Faustregel nur maximal zwei Themenblöcke besprochen werden – schon weil sonst die Teilnehmerzahl ansteigt und manche Anwesende nur von einzelnen Themen betroffen sind. Sollte es doch einmal nötig sein, innerhalb eines Meetings auch Aspekte zu besprechen, die nur manche Anwesende betreffen, so können diese Inhalte ans Ende des Meetings gelegt werden, damit Unbeteiligte das Meeting schon verlassen können um ihre Zeit anderweitig effektiver zu nutzen.
Beinhaltet die Agenda auch eine Klassifizierung der enthaltenen Themen danach, ob sie eine Information, Entscheidung oder Debatte betreffen, können die Teilnehmenden sich entsprechend vorbereiten (I-E-D-Prinzip). Dies erlaubt in der Vorbereitung auch die Zuordnung konkreter Zeitfenster zu den einzelnen Tagesordnungspunkten, was Teilnehmenden und Moderierenden bei der inhaltlichen Strukturierung des Meetings hilft.
Kommen im Meeting dann doch ungeplante Themen auf, so sollten diese durch die Moderation direkt abgeblockt und ins nächste Meeting oder auf andere Kommunikationswege verschoben werden. So bleibt ausreichend Zeit für die geplanten Themen und die Teilnehmenden lernen schnell, sich auf das „Wesentliche“ zu konzentrieren. Hier greift wieder die Regel, dass die besprochenen Themen für alle Anwesenden relevant sein müssen – das gilt für spontan aufkommende Themen in der Regel nicht. Dementsprechend sollte die Agenda keinesfalls einen Tagesordnungspunkt namens „Sonstiges“ enthalten – in diesem Kontext angebrachte Themen untergraben nur die sorgfältige Planung Ihres Meetings.
Klare Moderation ist für gute Meeting-Disziplin unerlässlich
Die Einhaltung der Agenda ist in der Regel nur durch eine klare Moderation möglich. Auch die Einhaltung der Sitzungsregeln – welche vorab geklärt sein sollten und während des Meetings an einem prominenten Punkt ausgestellt werden können – wird von der Moderation überwacht. Um Verantwortungsdiffusion zu vermeiden, sollten diese Aufgaben vorab vergeben werden; auch damit die Moderierenden sich darauf vorbereiten können.
Ein Moderator doziert nicht; er hält keine Monologe, sondern regt alle Teilnehmenden zur Partizipation an. Das heißt auch, dass ausufernde oder gar vom Thema abweichende Diskussionen beendet werden, damit alle wesentlichen Beiträge gehört werden können. Wie oben erwähnt, können abweichende Themen vertagt werden, damit der Fokus bestehen bleibt.
Hierbei hilft die Agenda, die während des Meetings immer ausgestellt sein kann, allen Beteiligten dabei, den Überblick zu behalten. Ein sichtbares „Abhaken“ besprochener Inhalte, sowie die Dokumentation der Meeting-Outcomes anhand der Tagesordnungspunkte, vermittelt auch den Teilnehmenden, dass das Meeting ein reales Ergebnis hat.
Damit auch innerhalb der geplanten Inhalte nicht zu viel Zeit „verloren“ wird, kann beispielhaft ein „GEMO“-Prinzip verwendet werden: die Frage, ob ein Thema ausreichend besprochen wurde und man es abhaken kann („Good enough, move on“). Ein Thema wird abgehakt, wenn es in groben Zügen geklärt ist, also zum Beispiel der Path of Action steht und die Aufgabenverteilung klar ist – die Detailplanung erfordert meist viel Zeit, aber nicht die Mitarbeit aller Anwesenden, weshalb sie im Nachhinein auf anderem Weg finalisiert werden kann. Dieses Mittel der Reflexion über den aktuellen Diskussionsstand kann somit viel Zeit einsparen, die im Meeting anderweitig sinnvoller genutzt werden kann.
Die finale Aufgabe der Meeting-Disziplin – sowie die Quintessenz eines gelungenen Meetings – ist die Dokumentation
Welche Entscheidungen wurden getroffen? Was sind die weiteren Schritte? Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Diese Zusammenfassung des Meetings kann im Nachhinein nochmals an alle Beteiligten geschickt werden und sorgt dafür, dass dem Meeting greifbare Ergebnisse zugeordnet werden können.
