Workhacks sind kleine Änderungen in den bisher üblichen Arbeitsabläufen, die einfach anzuwenden sind und durch das Aufbauen neuer Gewohnheiten die Zusammenarbeit erleichtern und produktiver machen.
Der Begriff Workhack setzt sich aus „Work“ und „Hack“ zusammen und bedeutet, auf einfache, kreative und ungewöhnliche Art und Weise bisherige Arbeitsmuster aufzubrechen. Das Besondere an Workhacks ist, dass diese nicht wie übliche Change-Maßnahmen top-down konzipiert und ausgerollt werden. Stattdessen entscheiden die Teams selbst, ob und welche Workhacks sie gerne ausprobieren möchten, und können eigene Workhacks entwickeln. Dadurch, dass Workhacks die Gewohnheiten verändern, sind sie häufig deutlich effektiver als groß angelegte Change-Prozesse.
Beispiele für Workhacks:
- Timeboxing: In Meetings wird zu Beginn eine Redezeit pro Person festgelegt (z. B. 2 Minuten). Die Zeit läuft an einer für alle sichtbaren Uhr ab. Durch die knappe Zeitvorgabe bereiten sich alle besser vor, fokussieren sich auf das Wesentliche und alle kommen zu Wort.
- Fokuszeit: Zu einer bestimmten vom Team festgelegten Zeit arbeiten alle Teammitglieder konzentriert ohne Störungen. In dieser Zeit werden keine Telefonate geführt, finden keine Meetings und auch kein Smalltalk statt.
- Beschwerdefreier Tag: Ein Tag in der Woche wird zum Beschwerdefreien Tag ernannt. An diesem Tag ist Jammern verboten und alle dürfen sich gegenseitig ermahnen, falls es doch mal jemand macht. Dies führt zu mehr Lösungsorientierung und Konzentration auf die positiven Dinge.
Die Anwendung von Workhacks ist häufig experimentell. Entscheidet sich ein Team gemeinsam für einen Workhack, so wird dieser für einen festgelegten Zeitraum (z. B. 2 Wochen) ausprobiert. Am Ende dieses Zeitraums wird gemeinsam reflektiert, wie der Workhack funktioniert hat, welche Anpassungen ggf. nötig sind (z. B. ein anderer oder kürzerer Zeitraum in der Fokuszeit), und ob dieser Workhack weiterhin angewendet werden soll. Wenn das Team für sich feststellt, dass der Workhack nicht funktioniert, wird er wieder abgeschafft. So kann es in großen Unternehmen sein, dass Teams ganz unterschiedliche (für sie passende) Workhacks anwenden.