Gutes Onboarding leistet einen wichtigen Beitrag zur Produktivität und Zufriedenheit von (neuen) MitarbeiterInnnen . Wer sich gut aufgehoben fühlt und schnell im neuen Job ankommt, ist motivierter und kann sich gewinnbringender ins Team einbringen. Dabei ist es nicht nur wichtig, fachliche Informationen zu vermitteln, sondern auch eine persönliche Beziehung aufzubauen. Außerdem ist ein gut strukturiertes Onboarding ein elementarer Bestandteil der Candidate Experience und verhindert die frühzeitige Abwanderung von aufwendig und teuer rekrutierten Talenten. Oft muss heutzutage Onboarding im Homeoffice stattfinden, und das persönliche Kennenlernen dagegen (vorerst) ausbleiben. Wie kann man virtuelles Onboarding aus der Distanz dennoch erfolgreich gestalten? Wir haben sechs Tipps aus unseren Erfahrungen als HR-BeraterInnen zusammengestellt:
1. Mit gutem Preboarding den Grundstein legen
Nicht den Kontakt verlieren: Laut einer Umfrage der Haufe-Gruppe kündigen 25 – 30% der potentiellen neuen MitarbeiterInnen bereits vor Beginn des ersten Arbeitstags. Um dem entgegenzuwirken, ist es – besonders in der Ausnahmesituation einer Pandemie – essentiell, nicht den Kontakt zu verlieren. Um schon vorab Sicherheit und Vertrauen zu schaffen, kann der neue Kollege oder die neue Kollegin schon frühzeitig mit Informationen zum Ablauf des Onboardings und hilfreichen organisatorischen Informationen versorgt werden. Dies kann in Form eines Willkommensschreibens oder eines Telefonats mit der zukünftigen Führungskraft geschehen.
Ein kleines Willkommensgeschenk per Post kurz vor Beginn der neuen Tätigkeit (z.B. eine Kaffeetasse mit dem Unternehmenslogo) kann helfen, die Vorfreude zu steigern und ein kleines Stück des Unternehmens an den heimischen Schreibtisch zu bringen. Eine weitere Möglichkeit ist, die Person im Vorfeld zu virtuellen Team Days oder Schulungen mit einzuladen, um schon vor Beginn des eigentlichen Arbeitsverhältnisses ein Gefühl von Verbundenheit zu schaffen. Dabei sollte natürlich beachtet werden, die zukünftigen MitarbeiterInnen nicht mit Informationen zu überfluten, zu nerven oder gar unter Druck zu setzen.
Gute technische Voraussetzungen schaffen: Zu einem erfolgreichen Preboarding gehört auch, die Technik frühzeitig einzurichten, sodass die neuen MitarbeiterInnen am ersten Tag problem- und sorglos starten können. Hier gilt es neben der Bereitstellung der benötigten Hardware vorab zu klären, ob Zugänge zu bestimmten Tools beantragt werden müssen und sich bei den MitarbeiterInnen zu erkundigen, ob sie darüber hinaus noch etwas für einen guten Start und ihr Onboarding im Homeoffice benötigen. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, auch zuhause einen IT-Support zur Einrichtung der Software zur Verfügung zu stellen.
2. Einen detaillierten Einarbeitungsplan erstellen
Eine gut durchdachte Struktur ist essentiell für ein erfolgreiches Onboarding. Im remote-Setting gewinnt ein detaillierter Einarbeitungsplan zusätzlich an Bedeutung, um den MitarbeiterInnen Sicherheit und Orientierung zu geben und Überforderung zu vermeiden. Zu Beginn empfiehlt es sich, den Plan gemeinsam mit dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin durchzugehen und im Vorfeld erste Fragen zu klären. Bei der Erstellung eines solchen Plans ist daher zu beachten, dass Onboarding im Homeoffice aufgrund erschwerter Kommunikation mehr Zeit in Anspruch nehmen kann als gewohnt. Folgende Punkte sollten darüber hinaus bei der Konzipierung eines Onboarding-Plans berücksichtigt werden:
Feste Ansprechpartner festlegen: Für jeden Themenbereich sollte ein fester Ansprechpartner oder eine feste Ansprechpartnerin zugeteilt werden. Das baut die Hemmschwelle ab, aktiv auf die unbekannten KollegInnen zuzugehen, fördert die niedrigschwellige Kommunikation und somit indirekt auch den informellen Austausch. Darüber hinaus stellt man sicher, dass alle Inhalte abgedeckt werden und Fragen direkt an die zuständige Person gestellt werden können.
E-Learning Elemente zur Verfügung stellen: Selbstlernelemente stellen ebenfalls einen wichtigen Teil des Einarbeitungsplans dar. Das können entweder ‚professionelle‘ oder aber auch selbstgedrehte Videos und/oder Texte sein. Es bietet sich zum Beispiel an, jede Führungskraft ihren Bereich in einem Video vorstellen zu lassen. So müssen sich diese – insbesondere bei vielen neuen MitarbeiterInnen – nicht so oft wiederholen und die neuen KollegInnen können sich die Inhalte flexibel und mehrmals anschauen. Natürlich können Selbstlern-Elemente nicht nur beim Onboarding im Homeoffice als wertvolle Ergänzung genutzt werden.
Gutes Wissensmanagement fördern: Eine gute Dokumentation der internen Abläufe und Prozesse ist bei virtueller Zusammenarbeit wichtiger denn je, da die neuen MitarbeiterInnen weniger Inhalte zufällig auf dem Flur mitkriegen. Auch Dinge, die auf den ersten Blick eher unwichtig oder trivial erscheinen wie Dress Code, Zeitbuchungen etc. sollten in einem Wiki oder einer ähnlichen Plattform behandelt werden. Dabei ist zu beachten, dass auch externe Personen ohne Vorwissen die Dokumente gut verstehen und möglichst wenige Rückfragen offenbleiben. Im Zweifel ist es besser, etwas zu ausführlich zu beschreiben als zu knapp, denn im Homeoffice können durch den fehlenden persönlichen Austausch viele Informationen verlorengehen#
Frühzeitig erste Aufgaben übertragen: Besonders bei einer virtuellen Einarbeitung besteht bei den neuen MitarbeiterInnen die Gefahr der Hilflosigkeit. Daher ist es wichtig, die Eigeninitiative zu fördern, früh Verantwortung in Form einer ersten Aufgabe oder der Zuweisung zu einem ersten Projekt zu übertragen und die Person in möglichst viele Meetings mit einzubinden. So werden Langeweile und Frust direkt zu Beginn vermieden. Als positiver Nebeneffekt kommen die neuen KollegInnen durch die Zusammenarbeit verstärkt mit ihren neuen Teammitgliedern in Kontakt.
3. Eine virtuelle Einführungsveranstaltung organisieren
Der erste Eindruck zählt – auch virtuell sind Einführungsveranstaltungen durchführbar und eignen sich gut als Start in den ersten Arbeitstag. Ein Welcome Event bietet sich besonders für größere Unternehmen an, bei denen viele neue MitarbeiterInnen zeitgleich starten. Die herzliche Begrüßung ist die Basis für den weiteren Verlauf des Onboardings und der Zusammenarbeit. Erfahrene KollegInnen können gebündelt alle Informationen über den Aufbau, die Geschichte, die Vision und die Kultur des Unternehmens vermitteln. So bietet auch eine virtuelle Einführungsveranstaltung die Möglichkeit, das Unternehmen aus einer ganzheitlichen Perspektive kennenzulernen und sich auch mit Personen aus anderen Abteilungen zu vernetzen. Allerdings ist es wichtig, die beschriebenen Werte und die Kultur im Nachgang aktiv vorzuleben, um nicht an Authentizität zu verlieren.
4. Ein Buddy-System einführen
Neben den AnsprechpartnerInnen für die fachlichen Themen hilft es bereits im Vorfeld einen Kollegen oder eine Kollegin als ‚Buddy‘, also eine feste Ansprechperson, festzulegen. Diese steht für Fragen und einen regelmäßigen Austausch zur Verfügung. Hier geht es weniger um die reine Vermittlung von Informationen, sondern eher um die Weitergabe von Erfahrungswerten, ungeschriebenen Regeln, und persönlichen Tipps. Besonders in den ersten Wochen sollte es einen täglichen Austausch geben, um das Gefühl der Isolation bei den neuen MitarbeiterInnen zu vermeiden.
5. Raum für informellen Austausch schaffen
Um den informellen Austausch zu fördern ist es wichtig, ihn durch feste virtuelle Formate in den Arbeitsalltag zu integrieren, zum Beispiel ein gemeinsames Mittagessen oder einen morgendlichen Kaffee „vor der Kamera“. Hier haben die MitarbeiterInnen die Möglichkeit, sich auch mit KollegInnen auszutauschen, mit denen sie normalerweise eher weniger Berührungspunkte haben, und auch über private Themen zu sprechen – was ein gelungenes Onboarding im Homeoffice befördert.
Als Führungskraft kann man die MitarbeiterInnen aktiv und explizit zum Austausch ermutigen, indem man darauf hinweist, dass virtueller Smalltalk (natürlich in einem angemessenen Rahmen wie er auch vor Ort vorkommen würde) während der Arbeitszeit akzeptiert wird und sogar erwünscht ist. Grundsätzlich gilt: Wenn möglich mit Video telefonieren! Hier sollte die Führungskraft – ebenso wie bei der Nutzung virtueller Austauschformate – mit gutem Beispiel vorangehen.
6. Offene und transparente Kommunikation pflegen
Eine offene und transparente Kommunikation sollte begleitend zu den anderen Maßnahmen gelebt werden. Das bedeutet, die Sorgen und Ängste der MitarbeiterInnen ernst zu nehmen, auch die eigenen Bedenken zu kommunizieren, Probleme offen im Team zu besprechen und nichts zu verheimlichen. Die gegenseitigen Erwartungen an die Zusammenarbeit sollten direkt zu Beginn explizit ausgesprochen werden, zum Beispiel wer für welche Elemente des Einarbeitungsplans zuständig ist. Für eine langfristig wertschätzende Beziehung ist es wichtig, den neuen MitarbeiterInnen einen Vertrauensvorschuss zu geben und grundsätzlich davon auszugehen, dass sie ihre Arbeit gewissenhaft angehen werden. Sonst besteht die Gefahr, bereits von Anfang an Misstrauen aufzubauen.
Um die gute Kommunikation auch nach dem Onboarding aufrechterhalten zu können, sollten Feedback-Loops schon im Voraus geplant werden. Abschließend sollte Feedback zum Onboarding-Prozess bei den neuen MitarbeiterInnen eingeholt werden, um diesen stetig zu verbessern. Dem regelmäßigen Austausch zwischen Führungskraft und MitarbeiterIn sollte eine hohe Bedeutung beigemessen werden. Also nur im Notfall absagen, auch wenn es augenscheinlich nichts Wichtiges zu besprechen gibt. Die Priorisierung dieser Gespräche gibt den MitarbeiterInnen das Gefühl, ernstgenommen zu werden und ein wichtiger Bestandteil des Teams zu sein.
Nicht nur das Onboarding im Homeoffice ist aktuell ein Thema, dass viele von uns bewegt. Diese Beiträge könnten ebenfalls interessant sein:
