Der Personalauswahl Prozess

„Personalauswahl“ bezeichnet den Prozess, mit dem eine möglichst geeignete Person für eine offene Stelle in einer Organisation ausgewählt wird. Die Personalauswahl ist damit ein Teil der Personalbeschaffung (des Recruitings).  

Der Auswahlprozess umfasst die

• Feststellung der Anforderungen der zu besetzenden Position,
• das Ableiten von Kompetenzen, die eine geeignete Person auszeichnen,
• die Auswahl und Durchführung von eignungsdiagnostischen Verfahren zur Feststellung dieser Kompetenzen bei den Bewerbern und Bewerberinnen sowie schließlich
• die Entscheidung für die aufgrund der Ergebnisse am besten geeignete Person.

Nutzen einer professionellen Personalselektion

Eine gute Personalauswahl ist von extrem hoher Bedeutung für den Erfolg einer Organisation, denn Fehlbesetzungen können zu hohen Kosten (für den Auswahlprozess, die Einarbeitung, das Gehalt und dann ggf. Abfindung und Ausscheiden) führen, während der erhoffte Mehrwert der von der Person geleisteten Arbeit ausbleibt. Im schlimmsten Fall beeinträchtigt die Fehlbesetzung auch noch andere Mitarbeiter und deren Leistungsfähigkeit (zum Beispiel, wenn es sich um eine Führungskraft handelt).

Im Falle einer richtigen Besetzung hingegen passt die Person auf das Anforderungsprofil und erfüllt daher die in sie gesetzten Erwartungen: Sie erbringt die benötigte Leistung und trägt damit zum Erfolg der Organisation bei. Menschen, die in eine jeweilige Organisation und auf ihre Stelle passen, sind darüber hinaus viel zufriedener und daher häufig weniger geneigt, die Organisation wieder zu verlassen (senkt Fluktuationskosten) und vermutlich etwas weniger gefährdet, psychisch zu erkranken.

Typischer Ablauf einer Personalauswahl

Wenn in einer Organisation eine freie, bald frei werdende oder neu geschaffene Stelle besetzt werden soll, sind für eine gute Personalselektion folgende Schritte wichtig. 

Anforderungsanalyse und Anforderungsprofil

Zunächst wird analysiert, welche Anforderungen die Stelle an den Stelleninhaber mit sich bringt: Welche Tätigkeiten sollen ausgeführt und welche Leistungen erbracht werden? Welche Rahmenbedingungen (organisatorisch, räumlich, zeitlich etc.) bestehen dabei? Welche Schwierigkeiten müssen bewältigt werden (z.B. Stress in zeitlicher, emotionaler, physischer Hinsicht)?

Aus der Anforderungsanalyse wird das Anforderungsprofil abgeleitet: Das Anforderungsprofil beschreibt, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie ggf. Erfahrungen eine Person haben sollte, damit sie die Anforderungen der Stelle gut bewältigen kann. 

Stellenausschreibung

Im Normalfall wird dann die Stelle ausgeschrieben, d. h. es wird eine Stellenanzeige formuliert und veröffentlicht. Dabei kann die Organisation entscheiden, ob sie die Stelle nur intern ausschreibt, d. h. nur die schon vorhandenen Mitarbeitenden können sich darauf bewerben, oder ob die Stelle extern ausgeschrieben wird, so dass sich auch externe Personen bewerben können.

Eignungsdiagnostik

Mithilfe von eignungsdiagnostischen Methoden wird nun geprüft, inwieweit die Bewerber das definierte Anforderungsprofil erfüllen. Wenn die Anzahl der Bewerbungen groß ist, wird dabei häufig stufenweise vorgegangen, nach jeder Auswahlstufe wird also nur eine bestimmte Anzahl von Bewerbenden zur nächsten Auswahlstufe zugelassen. Dabei werden die eignungsdiagnostischen Methoden so  gewählt, dass die weniger aufwändigen (wie z. B. Bewerten der Bewerbungsunterlagen) am Anfang stehen und die sehr aufwändigen (wie z. B. Assessment Center) in der letzten Auswahlstufe.

Entscheidungen und Rückmeldungen an die Bewerber und Bewerberinnen

Nach der letzten Auswahlstufe entscheidet sich die Organisation: Ist unter den Bewerbenden mindestens eine Person, die das Anforderungsprofil hinreichend erfüllt? Wenn ja, macht sie der am besten geeigneten Person ein Vertragsangebot. Sollte diese Person das Angebot ablehnen, erhält die nächst geeignete Person ein Angebot – bis keine geeigneten Bewerber mehr im Prozess sind. Spätestens, wenn die Stelle besetzt ist (oder wenn der Auswahlprozess ohne Stellenbesetzung abgebrochen wird), sollten alle übrigen Bewerbenden, die sich im Auswahlprozess befunden haben, eine freundliche Absage erhalten.

Eignungsdiagnostische Methoden der Personalauswahl

Die Eignungsdiagnostik als Fachgebiet der wissenschaftlichen Psychologie stellt Methoden bereit, mit denen jene Fähigkeiten, Fertigkeiten, Eigenschaften und Kompetenzen, welche die Eignung einer Person ausmachen, erfasst und gemessen werden können. Diese Methoden sollten von Psychologen entwickelt und evaluiert werden. Anwender der Methoden sollten vorab gründlich geschult werden. Übliche Methoden in der Personalauswahl werden im Folgenden dargestellt.

Bewerten der Bewerbungsunterlagen

Aus den Bewerbungsunterlagen lässt sich bereits erkennen, welche Ausbildungen und ggf. beruflichen Erfahrungen die Bewerber mitbringen. Außerdem können erste Hinweise auf Fähigkeiten, wie z.B. schriftliche Ausdrucksfähigkeit, gesammelt werden.

Für die systematische und objektive Bewertung von Bewerbungsunterlagen entwickeln Eignungsdiagnostiker Bewertungskriterien (was soll bewertet werden), Operationalisierungen der Kriterien (woran erkennt man das Kriterium) sowie ein Bewertungsschema. Dabei ist wichtig, dass irrelevante Informationen (z.B. Handschrift, Aussehen, Geschlecht, etc.) die Bewertung nicht beeinflussen.

Vorstellungsgespräch / Interview

Im Interview können Informationen über sehr viele verschiedene Eignungskriterien erhoben werden. In der Regel zielen die Fragen im Interview auf eine Selbstauskunft: Der Bewerber beschreibt seine bisherigen Erfahrungen und schätzt seine Kompetenzen selbst ein. Wenn im Interview darüber hinaus auch Verhaltenssimulationen (z.B. Rollenspiele) oder Denk-Aufgaben, wie Fallstudien und Brainteaser eingebaut werden, können wichtige zusätzliche Informationen durch Verhaltensbeobachtung erhoben werden.

Besondere Formen des Interviews sind das Telefoninterview oder das zeitversetzte Interview per Videoaufzeichnung, die weniger Aufwand pro Kandidat bedeuten und daher gern in frühen Auswahlstufen eingesetzt werden.

Wichtig für ein gutes Interview ist die gute Vorbereitung: Bewertungskriterien, Fragen und Aufgaben sowie ein Bewertungsschema müssen festgelegt werden. Darüber hinaus sollten Interviewer eine intensive Schulung absolviert haben, damit sie klassische Interviewfehler vermeiden und ihre Gesprächspartner möglichst zutreffend bewerten können.

Tests

Psychologische Eignungstests erfassen kognitive Fähigkeiten (z.B. analytisches Denken, logisches Schlussfolgern, räumliches Vorstellungsvermögen, Konzentrationsfähigkeit), Kenntnisse (z.B. Sprachkenntnisse oder Kenntnisse in Schulfächern) und Persönlichkeitseigenschaften (z.B. Gewissenhaftigkeit, Integrität etc.). Sie ermöglichen die Bewertung der Testleistung eines Kandidaten im Vergleich zu anderen Bewerbern oder im Vergleich zu einem definierten Leistungsstandard. Moderne Tests werden in der Regel online durchgeführt und eignen sich auch für große Bewerberzahlen.

Assessment Center

Das Assessment Center (AC) ist ein aufwändigeres Verfahren, in dem die Bewerbenden von mehreren Beobachtern in mehreren Aufgaben („Übungen“) bewertet werden. Im Vordergrund stehen dabei Verhaltenssimulationen. ACs können mit Gruppen von Bewerbenden oder auch als Einzelverfahren durchgeführt werden. Letztere werden v. a. bei der Auswahl von Führungskräften eingesetzt.

Personalauswahl und Fachkräftemangel

Wie ist es aber nun, wenn sich aufgrund des mittlerweile deutlichen Fachkräftemangels gar nicht so viele Personen bewerben? Oder wenn sich unter den Bewerbenden keine Person findet, die das Anforderungsprofil ausreichend erfüllt?

Lösungen für diese inzwischen häufigere Situation können in folgende Richtungen gehen:

• Reduzieren des Anforderungsprofils auf die wirklich notwendigen Aspekte. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass v. a. Kenntnisse oft noch relativ leicht auf der neuen Stelle erworben werden können. Gezielte Weiterbildung kann die noch nicht ganz perfekte Person recht schnell zu einem Leistungsträger werden lassen.
• Anpassen der Stelle an das Profil der besten Person. In größeren Organisationen kann es möglich sein, den Aufgabenzuschnitt der offenen Stelle so zu verändern, dass er zu der Person passt, die im Auswahlprozess als am besten geeignet bewertet wurde.
• Bewerberpool vergrößern durch Suche in vielen verschiedenen Kanälen und durch Ansprache von Personen, die bisher nicht der primär gesuchten Zielgruppe entsprechen (z.B. Personen mit anderen oder keinen formalen Ausbildungen, in einer anderen Altersgruppe, mit ungewöhnlichen Lebensläufen etc.) 

Eine gründliche Diagnostik von Eignung und Potenzialen ist in diesen Fällen besonders wichtig, um die Passung von Person und Anforderungsprofil zu bewerten und ggf. vorhandene Lücken bei der Einarbeitung und Weiterbildung berücksichtigen zu können.

Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Personalauswahl

Die Personalauswahl muss generell so fair gestaltet sein, dass jeder Bewerber und jede Bewerberin dieselben Chancen hat, erfolgreich zu sein.

Entscheidungskriterien und damit auch die Informationen, die während des Auswahlprozesses erhoben werden, müssen relevant sein für den Erfolg auf der ausgeschriebenen Stelle. Irrelevante Informationen dürfen also nicht erhoben und verarbeitet werden. Darüber hinaus dürfen keine Informationen erhoben werden, die zu einer Diskriminierung bestimmter Personengruppen führen könnten (z. B. Fragen nach Familienplanung/Schwangerschaft, Krankheiten, Mitgliedschaft in Parteien / Gewerkschaften etc.)

Wichtige gesetzliche Regelungen, die beachtet werden müssen, sind das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, das Betriebsverfassungsgesetz  sowie die Europäische Datenschutzgrundverordnung.

Darüber hinaus bestehen in vielen Organisationen Richtlinien für die Durchführung von Personalauswahlprozessen. Darin wird auch geregelt, wer an einer Personalentscheidung beteiligt werden muss, wie z.B. der Betriebsrat oder eine Gleichstellungsbeauftragte.